Einladungen und Geschenke von Geschäftsfreunden wie beispielsweise Ihren Laborpartnern, kleine Geschenke an Patienten: Was ist erlaubt, was ist tabu? Volker Görzel, Kölner Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, beschreibt, was Sie darüber wissen müssen.
Sowohl national als auch international geben Anti-KorruptionsGesetze keine klar definierten Wertgrenzen für die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen im Geschäftsverkehr vor.
Viele Unternehmen legen daher in ihren Compliance-Richtlinien selbst Wertgrenzen in Bezug auf die interne Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen oder sonstigen Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern fest.
Dabei reicht die Bandbreite von „Null-Toleranz-Grenzen“ (es dürfen gar keine Zuwendungen angenommen oder gewährt werden) über Wertgrenzen (angeknüpft an die steuerlichen Sachbezugsfreigrenzen) bis hin zu individuellen Wertgrenzen (hier müssen die Vorgesetzten bzw. Compliance-Verantwortlichen ihre Genehmigung erteilen, sofern der Wert überschritten wird).
Kernkriterien: Zeitpunkt, Häufigkeit und Angemessenheit
Anstelle von Wertgrenzen verfolgen manche Unternehmen auch den Ansatz, eine Compliance-Prüfung nach den folgenden Kriterien vorzunehmen:
- Zeitpunkt
Je enger der zeitliche Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Projektvergaben/Vertragsabschlüssen ist, desto vorsichtiger sollte man mit Zuwendungen umgehen.
- Häufigkeit
BesondereVorsicht ist geboten, wenn sich Einladungen oder Geschenke von Geschäftspartnern häufen, je näher Entscheidungen über Projektvergaben/Vertragsabschlüsse rücken.
- Angemessenheit
Neben dem Wert einer Einladung zählt außerdem, ob die Zuwendung im Kontext der Situation sozial üblich ist sowie die lokalen Gegebenheiten und hierarchische Stellung von Zuwendendem und Empfänger.
So wird beispielsweise die Einladung eines Kunden in eine schlichte Pizzeria anders bewertet als eine Einladung in ein teures Sterne-Restaurant.
Zuwendungen von Geschäftsführer zu Geschäftsführer dürfen generell eine höhere Wertkategorie aufweisen als solche zwischen Mitarbeitern.
Praxis-Beispiel
Als angemessen werden in der Regel kleinere Zuwendungen geringen Werts angesehen, zum Beispiel eine Tasse Kaffee, die Teilnahme am Mitarbeiter-Buffet sowie kleinere Werbegeschenke (beispielsweise Kugelschreiber, Feuerzeuge, Wandkalender).
Praxistipp
Die gesetzlichen Vorgaben an die Gewährung von Zuwendungen an Amtsträger sind wesentlich strenger als bei Unternehmen. Es empfiehlt sich daher bereits vorher bei diesen nachzufragen, ob geplante Einladungen genehmigt werden. Im Zweifel sollte auf jegliche Zuwendungen an Amtsträger verzichtet werden.
Beleg und Dokumentation von Zuwendungen
Jegliche Einladungen an Dritte mit geschäftlichem Bezug müssen in Büchern und Aufzeichnungen transparent belegt und dokumentiert werden.
Bei überraschenden Zuwendungen, die als unangemessen eingestuft werden, ist abzuwägen, ob die Zuwendung noch im Nachgang mit Hinweis auf die unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben zurückgegeben werden kann, ohne dass die Geschäftsbeziehung nachhaltig geschädigt wird.
Alternative Lösungen:
- Spende von Zuwendungen an wohltätige Organisationen
- bei Lebensmittelgeschenken gemeinsamer Verzehr in der Abteilung
- bei Geschäftsessen: Jede Partei sollte ihre Rechnungen selbst bezahlen
Praxistipp
Sofern keine festen Wertgrenzen in Ihrem Unternehmen vorgegeben sind, hören Sie zunächst auf ihren „inneren Kompass“, ob sie die Zuwendung als „compliant“ oder „non-compliant“ einstufen.
Ziehen Sie die Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens zurate, um die weitere Vorgehensweise abzustimmen.
Um Strafbarkeits-Risiken zu vermeiden, verhalten Sie sich stets so, dass für Außenstehende niemals der Eindruck entstehen kann, dass hierdurch Ihre Unabhängigkeit bei geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden könnte oder, falls Sie selbst einladen oder Geschenke machen, die Ihrer Geschäftspartner.
Fünf Compliance Regeln bei Geschenken:
1- Kleine Give-aways (Werbeartikel) sind in der Regel in Ordnung
2 – Keine Geschenke an die private Adresse
3 – Keine Geldgeschenke oder Gutscheine
4 – Keine Geschenke im Rahmen einer Vertragsanbahnung
5 – Besondere Vorsicht bei Amtsträgern
Autoren-Kontakt:
Volker Görzel, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht HMS. Barthelmeß Görzel Rechtsanwälte
Hohenstaufenring 57 a, 50674 Köln
Mail goerzel@hms-bg.de
Telefon (0 22 1) 29 21 92
www.hms-bg.de
Der Autor ist Mitglied des VDAA – Verband deutscher
Arbeitsrechtsanwälte e. V.